Comment la dynamique collaborative engage vos équipes et assure la réussite de vos projets?
Les écueils de la non-collaboration
Connaissez-vous des projets où la collaboration n’est qu’un concept illusoire, au détriment de la réussite des projets?
Il n’est pas toujours intuitif de savoir collaborer, et ce pour diverses raisons. Pour commencer, il existe bien des structures qui encouragent la compétition, ce qui amène à une chasse gardée des informations et au partage de ces dernières au compte-goutte.
Ensuite, certains enjeux relationnels entravent ce processus.
Dans un groupe, chacun·e partage des informations verbales et non-verbales aux autres, et tout le monde n’est pas équipé pour savoir comment les traiter et y naviguer. Aussi, chacun·e possède ses propres élans de vie, ses forces, ses compétences, et il arrive fréquemment que les autres membres du groupe ne les connaissent pas. Et par conséquent, les membres du groupe ne sollicitent pas les compétences disponibles.
Enfin, la collaboration peut être enrayée par un manque de connaissance des étapes et processus de création d’un projet ou par un problème de gestion.
Avec la micro-gestion, par exemple, l’hyper contrôle empêche l’autonomie des collaborateur·ice·s et entraîne un manque de confiance envers la capacité du groupe à générer des idées et des solutions. Cela aboutit aussi à une défiance envers la haute direction ou l’entreprise, qui avec le manque de reconnaissance, peut également entraver la collaboration.
Et à l’opposé, une gestion laxiste n’est pas la solution, car les ressources ne sont alors pas sollicitées au bon moment et au bon endroit.
On voit bien alors que la dynamique collaborative ne coule pas de soi. Nous allons donc vous expliquer comment elle joue sur l’efficience d’un projet et comment la mettre en place. Mais avant cela, voici un retour aux racines: qu’est-ce que la collaboration?
Définition de la collaboration
Etymologiquement, cela vient du latin cum, “avec” et laborare, “travailler, prendre de la peine”.
Cela signifie participer à une œuvre commune (au labeur), mais sans pour autant faire partie du groupe. Les tâches et les buts sont alors communs. Il y a donc partage des responsabilités, avec l’idée de “travailler avec”.
Mais on peut s’amuser à le voir comme un « laboratoire » où tout le monde met en commun ce que chacun·e connaît ou comprend d’une situation donnée. C’est le partage et l’échange de ces idées qui sont à la base de la collaboration.
Pourquoi distinguer collaboration et coopération?
Ces deux mots sont parfois utilisés à mauvais escient. Bien qu’ils soient synonymes, leur sens diffère. Voici donc une explication de la coopération:
Si on peut aisément collaborer au projet d’un autre, en « travaillant avec », on ne peut coopérer qu’à un projet commun, pour « faire ensemble ». La coopération ne nécessite donc pas de travailler avec l’autre mais plutôt elle induit une répartition des tâches et des responsabilités. (Choteau, 2014)
Si l’on prend l’exemple du projet d’une coopérative, tous les membres sont porteurs de ce projet. Ils construisent ensemble une réalisation commune. Ils coopèrent.
À l’inverse, si des employé·e·s ou des client·e·s travaillent sur le projet d’une entreprise, ou des citoyen·ne·s sur le projet d’une municipalité, ils travaillent sur le projet porté par ou une autre. Alors, ils collaborent.
Pourquoi donner tant d’importance à la collaboration ou la coopération ?
Lorsque l’on souhaite l’efficience d’un projet qui regroupe différents humains (des employé·e·s, des membres, des citoyen·ne·s, par exemple), la collaboration ou la coopération est une “carte” vraiment importante.
Elle permet de mettre en œuvre des moyens humains de qualité pour atteindre les résultats du projet. En effet, c’est une dynamique de résolution de problèmes, et lorsqu’elle permet d’aller au-delà de ce que chacun·e pouvait imaginer, c’est de l’intelligence collective.
En d’autres termes, la collaboration est le résultat d’une dynamique complexe de travail, une dynamique de gouvernance, de logistique, et de relations interpersonnelles et sociales.
Elle implique et mène à la mobilisation des compétences, au partage d’informations et d’idées, mais aussi à l’implication et à l’engagement des parties prenantes.
Comment améliorer la collaboration dans une équipe ?
Pour atteindre cette efficience nécessaire aux projets, la collaboration et la coopération demandent de mettre en place, une structure, un cadre qui permettent à chacun·e de s’y retrouver et d’y contribuer. Pour cela, il est nécessaire tout d’abord de créer un cadre de sécurité.
Il offre la possibilité de comprendre comment le groupe fonctionne, et savoir ce qu’il est possible et ou non de faire.
Également, le sentiment de sécurité va s’établir si les individus peuvent s’exprimer et parler vrai, s’il existe des espaces d’échange et des espaces permettant de se reconnaître les un·e·s les autres, reconnaître les forces de chacun·e, ainsi que leurs contributions.
Par exemple, la permaculture s’appuie sur la croyance que chaque être humain est nourri d’un élan de contribution à sa communauté (quelle que soit son échelle) qui est dû à sa caractéristique d’animal social. Cet élan de contribution découle directement des besoins de compétence et de sens dans sa propre vie. C’est un levier dont il est important de prendre soin.
Avoir des pratiques établies claires et des espaces d’expérimentation
Quand nous travaillons collectivement, nous échangeons aussi beaucoup d’informations. Chacune d’entre elles ne se traite pas au même moment.
Voici les 4 étapes de création d’un projet et le type d’informations que l’on y traite.
- La période du rêve, qui est celle de la mobilisation autour du projet, du partage des désirs et des besoins des humains qui vont contribuer au projet. C’est à ce moment-là que l’on brainstorme, rêve, envisage de multiples possibles, c’est ce qu’on appelle diverger.
- Durant la période de planification, il y a le choix du type d’outils, de stratégies et méthodes de travail. Connaître les compétences dont on a besoin permet de les solliciter aux bons moments pour les bonnes raisons. C’est une phase de convergence durant laquelle on établit le projet.
- La phase ou la période de mise en action est celle où le projet se développe, on met en application le grand plan, on fait du suivi des tâches, de la gestion des impondérables et on gère les différents problèmes.
- La période que certaines théories appellent la célébration, est celle durant laquelle on reconnaît le travail qui a été accompli, on en profite pour les feedbacks constructifs qui permettent un retour pour valider ou améliorer les compétences, revoir ce qui n’a pas fonctionné pour établir comment mieux faire.
Dans chacune de ces phases, on peut voir à quel point la collaboration est nécessaire, c’est d’ailleurs pour cela qu’il est important de solliciter les bonnes compétences au bon moment.
Ensuite, pour chacune des 4 étapes, nous invitons les personnes qui accompagnent des groupes à s’interroger sur les points suivants, afin d’identifier le mode opératoire à utiliser.
- Comment les informations sont-elles générées ?
- Comment sont-elles traitées ?
- Qui participe aux décisions ?
Enfin, pour réussir une dynamique collaborative, la communication doit être optimale durant tout le processus. C’est ainsi qu’il est possible de gérer des données explicites et tangibles, mais aussi des informations implicites, telles que le non-verbal, avec l’expression corporelle et émotionnelle.
Pour les premières, l’usage des TIC (technologies de l’information et de la communication) est précieux, en les choisissant après s’être interrogé sur certains critères, comme ceux-ci: comment les informations sont transmises, où communiquer les informations sensibles, celles qui demandent une trace légale, celles par lesquelles passent l’information générale, logistique ou organisationnelle.
Pour gérer les informations implicites, l’usage de l’intelligence émotionnelle est tout indiqué, comme en créant des espaces de verbalisation et d’échange.
Conclusion
Finalement, si la collaboration et la coopération sont utiles à la réussite des projets, c’est parce qu’elles donnent un cadre qui permet d’utiliser les forces de chacun, tout en engageant les parties communes sur le long terme. Et aussi parce qu’elles créent ce terrain fertile, clé à l’intelligence collective, grâce auquel on résout des enjeux complexes.
Mais est-ce tout?
Vous savez peut-être qu’utilisées couramment, elles créent également une culture d’équipe collaborative, une culture agile, capable de s’adapter rapidement à toute nouvelle situation sociale ou du marché, et de se renouveler sans perte de temps, de collaborateurs ou d’argent. Et dans notre monde en perpétuel changement, vous conviendrez sûrement que cela crée un avantage concurrentiel sans précédent pour l’organisme ou l’entreprise qui en est doté!
Auteur·e·s: Nathalie Esain, Christelle Fournier, Christian Wirth
Références:
- Choteau, P. (2014, 1 décembre) Coopérer et/ou collaborer? La question pour choisir outils et méthodes. Réseau numérique du service public de formation. Consulté le 8 août 2017 https://reseaufoad.wordpress.com/2014/12/01/cooperer-etou-collaborer-la-question-pour-choisir-outils-et-methodes/
- Daoudi, J. (2010). Dynamique de collaboration au sein des équipes dispersées : Le cas des projets d’ingénierie (Thèse de doctorat, École Polytechnique de Montréal). Polypublie. https://publications.polymtl.ca/342/
- Gangloff-Ziegler, C. (2009). Les freins au travail collaboratif. Marché et organisations, 10, 95-112. https://doi.org/10.3917/maorg.010.0095
- Gagné, M., & Forest, J. (2009). La motivation au travail selon la théorie de l’autodétermination. In J. Rojot, C. Vandenberghe, & P. Roussel (éd.), Comportement organisationnel (3e éd.) Théories des organisations, motivation au travail, engagement dans l’organisation. De Boeck.
- La langue française. (s.d). Collaboration. La langue française. Consulté le 16 juillet 2021 https://www.lalanguefrancaise.com/dictionnaire/definition/collaboration
- La langue française. (s.d). Coopération. La langue française. Consulté le 16 juillet 2021 https://www.lalanguefrancaise.com/dictionnaire/definition/cooperation